振返りとPDCAサイクル
カイゼンというトヨタ発の言葉はどの業界でも知れ渡っていますが、PDCAサイクルをいかに効果的に回していくのかがカイゼンの鍵です。そのためにも振返りを実施し、問題を修正していきましょう。
成長のための振返り
振返りは、これまで行ってきた業務内容をある時点で反省する活動を言います。反省会と言えば悪かったことを改めなおすというマイナスからの出発ですが、振返りは良かったことと悪かったことを全て洗い出すことに意義があります。多忙なプロジェクトでは各々が目の前の業務をこなすだけになり、プロジェクトマネージャやリーダーでさえも改まって業務を見直すということが減っていきます。そこで、例えばPJが一段落したところでメンバーを集め、これまで行ってきた業務の良かった点と悪かった点を共有し、次に活かしていきます。
実際にどうやるのかをKPT分析を例にして説明します。
関係者が集まり、自由発言を認めて業務の良かった点、悪かった点を挙げてもらいます。いわゆるブレーンストーミングの方式で行い、 悪かった点に関する議論や、原因の追究はこの時点では決して行いません。次に、次回も特に継続していくべき内容をあげてもらいます。これは良かった点から自ずと決まってくるので、 簡単にまとまることが多いでしょう。そして、改善しなければならない内容を挙げてもらいます。これは悪かった点から多少踏み込んで、原因となった事象を回避するための方法を模索します。さらに、今後新たな試みによってさらなる発展が期待できそうな内容をあげてもらえば良いのです。継続（Keep）、問題（Problem）、試行（Try）からKPT分析と呼ばれる、 かなり簡単で明確な振返りの手法です。振返りを行う上で重要なことは、誰かに責任転嫁するような雰囲気をなくし、次回から改善していこうというポジティブな考え方を メンバーに持ってもらうことです。
PDCAサイクル
PDCAとはPlan（計画）、Do（実行）、Check（分析）、Action（修正）の頭文字をとった造語です。大学の講義にも出てくるほど有名な言葉で、プロセスのサイクルを大まかに説明したものです。どのような仕事でも、ある目的に向かうためのプロセスに当てはめることができ、PDCAサイクルを何度も繰り返すことが業務の改善に直結します。しかしながらPDCAを意識せずにいると、Checkまでも到達せずに、与えられた計画に対して実行を続けているだけになります。計画が予定通りに進んでいるのか、利益は得られているのか、
問題は何かを意識的に考えないと、PDCAサイクルを回すことは難しいのです。ITプロジェクトに関しても、業務が多忙を極めている現場はしばしばあり、そこで業務プロセスの分析や修正を施すということがリスクにさえ感じてしまうものなのです。
振返りとPDCAサイクル
現場で業務を改善するためにどんな工夫をしているのかを聞くと、振返りを行っている、と答える現場がを良く目にします。前述の通り、良かったことと悪かったことを見直して次につなげるという姿勢は大いに結構なことです。しかしながら、振返りを言い訳にしている現場もまた少なくないようです。いくつかの課題が存在したときにその場では解決せずに、 後々に行うであろう振返りで課題をあげてもらえれば改善活動を行っていることにもなり、そこで解決すれば良いと考える方もいます。これは大きな間違いです。 振返りはPDCAサイクルそのものなのです。振返りをPJの最後に実施するということは、PJ期間中はPDCAサイクルが回っていないことになります。
PDCAサイクルは、何度も回すことが重要です。例えば日報や週報でもよく、ある時点までの業務内容を見直す機会を増やし、何度も試行錯誤することが業務改善につながります。振返りはPDCAサイクルのCheck、Actionに当たります。それらを繰り返して、PDCAサイクルをたくさん回すことが非常に重要なのです。